sst8.com/ area struktur legal dan dokumentasi compliance — ini elemen krusial buat ngebuktiin kalau strategi pajak global lo tuh legal, substansial, dan audit-proof. Kita breakdown jadi 3 bagian besar:
🧱 1. Struktur Legal yang Solid (Buat Tahan Audit & BEPS)
⚖️ Legal Entities – Fungsi & Fungsi Pajaknya
| Entitas | Negara | Fungsi Utama | Catatan Legal |
|---|---|---|---|
| Cloudify Holdings Pte Ltd | 🇸🇬 Singapura | Holding, IP Owner, Treasury, R&D | Harus punya board sendiri, R&D tim aktif, IP agreement masuk ke mereka |
| Cloudify US Inc | 🇺🇸 USA | Distributor, local ops, marketing | Gunakan status Limited Risk Distributor (LRD) |
| Cloudify UK Ltd | 🇬🇧 Inggris | EMEA Sales, Compliance, Support | Buat entity sebagai agent/commissionaire |
📄 Legal Documents Wajib Ada
- Intercompany Agreements (ICA)
- Licensing Agreement: dari SG ke UK/US untuk software
- Services Agreement: pusat support, HR, legal, billing → SG ke anak-anak
- Cost Sharing Agreement (CSA): pembagian biaya R&D global
- Intercompany Loan Agreement (kalau ada pinjaman antar entitas)
- IP Assignment Documents
- Bukti IP (trademark, patent, source code) memang dimiliki legal oleh entitas SG
- Board Resolutions & Substance Proof
- Notulen RUPS (board meeting) di SG
- Bukti aktivitas nyata: SDM R&D, tempat kerja, pengeluaran lokal
- Business Purpose Memo
- Penjelasan kenapa struktur ini dibentuk bukan hanya demi pajak
📘 2. Dokumentasi Transfer Pricing (OECD Format)
💡 OECD Action 13 → 3-tiered TP documentation system:
✅ A. Master File
High-level dokumen grup multinasional
Isinya:
- Struktur organisasi global
- Deskripsi lini bisnis & supply chain
- Fungsi utama tiap entitas
- Kebijakan transfer pricing global
- R&D dan IP strategy
- CbCR policy dan distribusi hak laba
📍Lokasi: disimpan di SG (HQ), updated tiap tahun
✅ B. Local File
Detail transaksi antar grup dalam 1 negara
Contoh: UK Local File
- Uraian entitas UK (fungsi, risiko, aset)
- Deskripsi transaksi: pembelian lisensi, jasa manajemen, marketing
- TP method (misal TNMM), benchmarking, margin wajar
- Kontrak intercompany + invoice
- Financial analysis: margin vs comparables
📍Harus ada di masing-masing negara (UK dan US)
✅ C. Country-by-Country Report (CbCR)
Untuk grup dengan revenue global > €750 juta (USD ~850 juta)
Isinya:
- Pendapatan, laba, karyawan, aset, dan pajak dibayar per negara
- Nama entity, aktivitas utama
📍Disiapkan oleh entitas induk di SG, dilaporkan ke otoritas pajak Singapura (IRAS), lalu ditukar via automatic exchange ke negara lain.
🔐 Simpan Juga:
- Backup dokumen selama 7–10 tahun
- Audit trail transaksi digital
- Bukti benchmarking (misal: dari Thomson Reuters, Amadeus, S&P)
🛡️ 3. Framework Anti-Risiko: Compliance & Governance
📌 a. Tax Control Framework (TCF) – Wajib untuk MNC skala besar
- SOP pengajuan dokumen TP
- Internal review tahunan
- Training karyawan terkait TP compliance
- Role jelas antara finance, tax, dan legal
📌 b. Audit Simulation & Readiness
- Simulasi audit tahunan (internal + pihak ketiga)
- Cek dokumen BEPS, ICA, TP documentation
- Evaluasi risiko PE, DST, dan GILTI
📌 c. Governance Board
- Punya komite pajak internasional (tax steering committee)
- Konsultasi tahunan ke Big 4 / legal counsel → update regulasi
📦 BONUS: Template Dokumen Penting (Bisa Gue Siapin Kalau Mau)
| Dokumen | Format | Notes |
|---|---|---|
| Transfer Pricing Master File | DOC/PDF | 30–40 halaman |
| Local File UK/US | XLS + DOC | Include TNMM benchmarking |
| Licensing Agreement | DOC | Legal reviewable |
| CbCR Template | XLS | OECD format |
| Cost Sharing Agreement | DOC | Buat pembagian biaya R&D |
| TP Disclosure Form (SG, UK, US) | XLS/PDF | Untuk pelaporan ke otoritas |
🚨 Pro-Tip Buat Tech Company:
- Hindari TP template copas — tiap negara sekarang punya algoritma risk scoring (misal: Inggris punya HMRC COTAX, SG pakai risk grading IRAS).
- Substance over form: jangan cuma struktur legal doang, tapi mesti ada aktivitas nyata & SDM relevan.
- Selalu update TP dokumentasi tiap tahun biarpun transaksinya sama, karena ada risiko “stale documentation”.